Wanneer we advies uitbrengen voor klanten maken we praktisch altijd gebruik van procesvisualisaties. Dat zijn plaatjes die helpen om de processen van een bedrijf inzichtelijk te maken. De tekentechniek die we hiervoor gebruiken is BPMN, Business Process Model and Notation.
Deze methode helpt om op basis van een aantal basiselementen een goed overzicht te krijgen van alle stappen van een proces en op welke plek beslissingen worden genomen. De methode is flexibel genoeg om zowel op operationeel niveau alle details te kunnen modelleren, als ook om op strategisch niveau een helikopterview te kunnen geven.
Een BPMN-schema van het deployen (installeren) van een in een WAR-bestand verpakte Java/Tomcat applicatie. (Klik voor volledig formaat)
Het voorbeeld toont het proces dat hoort bij het uitbrengen van een nieuwe release van een webapplicatie door een hostingbedrijf. Tussen de verschillende stappen is er telkens communicatie met de klant die goedkeuring moet geven over de resultaten.
Bij het opstellen van dit proces waren alle stappen uit dit proces handmatig. Controle van de nieuw opgeleverde versie, het installeren en het communiceren met de klant was allemaal (duur) werk van specialisten.
Het voordeel van het in kaart brengen van zo’n proces is dat je hiermee al de eerste stap naar het automatiseren van het proces hebt gedaan.
Dit kan bijvoorbeeld met Orchestrator.
Een Orchestratro 2012 Runbook voor het deployment-proces. (Klik voor groter formaat)
Het BPMN-schema is nog duidelijk herkenbaar. De communicatie met de klant is vervangen door een object dat zich herhaalt en op feedback wacht. Bij ontvangst van een bevestiging wordt pas naar de volgende stap doorgegaan.
Hoewel in dit voorbeeld het hele proces geautomatiseerd is, zal dat niet altijd mogelijk zijn. Voor meer complexe releases zijn er bijvoorbeeld telkens gewijzigde aanvullende instructies. Een specialist zal die dan moeten uitvoeren.
Daarnaast is het aan te bevelen om het Runbook op te delen in kleinere onderdelen. Deze kunnen dan afhankelijk van de omstandigheden los worden aangeroepen door een overkoepelend Runbook. In de praktijk zullen met name de stappen tussen de twee goedkeuringsmomenten als los Runbook worden ingericht.
In een blog post gaat het wat te ver om alle implementatiedetails te bespreken. De essentie is dat het in kaart brengen van het proces en dit vervolgens te automatiseren, duidelijk een tijdsbesparing oplevert en daarmee de kosten drukt. Een specialist zal hierdoor zich niet meer met de standaard activiteiten bezig houden maar kan zich richten op verstoringen, aanvullende instructies en uitzonderingssituaties.